Documentale e
firma digitale
PEC e
Email Client
Protocollo
Informatico
Anagrafiche e
organigramma
Classificazione e
fascicolazione
Conservazione
Digitale
Archiviazione
Archiviazione documento
con metadati a norma
Classificazione
Titolario di Classificazione e
Tipologie Documentali
Ricerca
Strumenti di Ricerca Avanzati e
ricerca Full Text
Crea, collabora, condividi
Con Seedoc puoi
creare
da zero i tuoi file in diversi formati (docx, xlsx, pptx) o partire da
template
già impostati, e lavorare insieme ai tuoi colleghi grazie all'
editing collaborativo
offerto da OnlyOffice DOCS®*.
La funzione di versionamento traccia tutte le evoluzioni del tuo file, mentre il sistema di Workflow ti aiuta nel gestire il processo di approvazione o di firma e marcatura dei documenti.
Firma Digitale Remota
Per firmare in formato PAdES, CAdES o XAdES
Marcatura Temporale
Associa data e ora certa a un documento per 30 anni
Firma Digitale Massiva
Per firmare automaticamente e massivamente più documenti
Firma Digitale Automatica e Delega
Per firmare tramite delega in assenza di presidio continuo del firmatario
Protocollo informatico a norma
Il Protocollo Informatico rappresenta il punto di ingresso e di uscita di tutta la corrispondenza dalla PA, permette l'acquisizione, la registrazione, la ricerca e la consultazione delle diverse tipologie di documenti trattati nell'ambito dei processi amministrativi e/o aziendali.
Seedoc è sviluppato nel rispetto della normativa e delle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici fornite da AgID.
Mantieni il pieno controllo delle tue attività attraverso la dashboard operativa.
La dashboard operativa di Seedoc permette di tenere sotto controllo la
propria scrivania virtuale raggruppando in sezioni specifiche i documenti protocollati di propria
competenza.
Questo permette all'utente di smaltire le proprie code di lavoro, di prendere in
carico documenti di propria competenza, di gestire l’assegnazione o il rifiuto di un protocollo.
Dalla dashboard è possibile inoltre ricercare un protocollo tramite tutti i metadati ad esso collegati.Oltre alla ricerca tramite search box sono presenti numerosi filtri preimpostati e personalizzabili, particolarmente utili per le attività di monitoraggio.
Il modulo protocollo è completamente integrato con la gestione PEC.
Attraverso un'interfaccia web based è possibile prendere visione delle PEC in ingresso e procedere alla protocollazione dei documenti attraverso un processo guidato.
Anche nei flussi di protocollazione in uscita è possibile utilizzare la PEC come mezzo di spedizione, persino nei casi di destinatari multipli: in modalità broadcast, con più destinatari in una sola PEC, o unicast, con una PEC per ogni destinatario.
Seedoc acquisisce automaticamente le Ricevute di Accettazione e Consegna delle PEC inviate: in qualunque istante è possibile monitorare lo stato di consegna del messaggio PEC al destinatario e gli eventuali errori di invio a destinatari PEC errati.
Il modulo Integrazione Anagrafiche IPA per Protocollo permette l’Integrazione con la rubrica dell'IPA (Indice delle
Pubbliche Amministrazioni e dei Gestori di Pubblico Servizio).
Grazie a questo modulo è possibile reperire i contatti di PA, GPS, AOO, UO, Domini Digitali, PEC, etc. e relativi metadati, con la certezza di ottenere i dati costantemente aggiornati.
Attraverso gli aggiornamenti quotidiani, infatti, le anagrafiche saranno sempre sincronizzate con la versione più recente pubblicata dal portale IPA.
Segnatura XML e Sigillo elettronico qualificato
Seedoc genera, contestualmente alla protocollazione, la segnatura con le nuove specifiche AgID creando il file Segnatura.xml, che accompagna il protocollo inviato ad un’amministrazione esterna.
Una volta generata la Segnatura.xml, Seedoc procede automaticamente ad apporre il Sigillo Elettronico Qualificato per assicurare la provenienza, l’autenticità e l’integrità del documento.
Il Sigillo Elettronico Qualificato (QeSeal), introdotto nel nostro ordinamento con l’emanazione del Regolamento eIDAS, è equivalente a una firma elettronica qualificata, con la differenza che non afferisce a una persona fisica bensì a una persona giuridica.
Seedoc permette di acquisire in maniera diretta il servizio di Sigillo Elettronico Qualificato, in quanto autorizzato come CDRL (Centro di Registrazione Locale) della Certification Authority Aruba.
Seedoc garantisce inoltre l'interoperabilità tra i sistemi di gestione documentale e protocollo informatico, secondo quanto previsto dall'AgID.
Copie informatiche e analogiche
Gestisci la copia del documento a norma di legge
Copie informatiche di documenti analogici
Scansione informatica di documenti analogici nel rispetto dell'Art.22 del CAD
Copie analogiche di documenti informatici
Stampa analogica di documenti informatici (Art.23 CAD), include la stampigliatura grafica con i metadati di protocollo e firmatario digitale, e il contrassegno elettronico (glifo) con il link al documento originale
Duplicati e copie informatiche di documenti informatici
Copia informatica e Copia Cortesia nel rispetto dell'Art. 23-bis CAD, valide sino al disconoscimento
Dematerializzazione del cartaceo
Importazione Massiva e Dematerializzazione
Import da scanner
Importazione documenti scannerizzati da cartelle di rete (protocollo CIFS/SMB)
Gestione scansioni da dashboard
Creazione protocollo da apposita sezione dedicata
Etichetta protocollo
Stampa etichetta protocollo (barcode EAN13) per apposizione su documenti analogici originali
Classificazione e fascicolazione
Classificazione dei documenti mediante l’utilizzo di un titolario configurabile multi-livello (titolo, classe e sottoclasse). Tale classificazione consente la corretta gestione archivistica dei documenti protocollati, organizzati secondo dei tematismi individuati dalle voci di titolario e attribuibili alle UOR responsabili.
La fascicolazione del documento consente di ricollegare il documento protocollato alla relativa pratica/procedimento attraverso il fascicolo digitale che lo rappresenta.
Workflow
Il sistema di "Workflow di Assegnazione" di Seedoc permette l'assegnazione per competenza e conoscenza, l'assegnazione diretta al Responsabile del Procedimento Amministrativo (RPA) e la possibilità di personalizzare le regole di presa in carico dei documenti.
Tramite il modulo "Workflow documentale" l'utente può richiedere a uno o più utenti responsabili di:
- Approvare Documento
- Firmare un Documento (Libro di Firma)
- Apporre la Marcatura Temporale a un Documento
- Protocollare un Documento
Creazione pacchetto di versamento
Creazione PDV pacchetto di versamento (classe documentale singola e aggregata)
Gestione processo invio PDV
Gestione processo invio PDV verso Conservatore (invio, monitoraggio dell'effettiva conservazione ed eventuali errori)
Gestione metadati classe documentale
Gestione metadati classe documentale documento amministrativo informatico; registro giornaliero protocollo; fattura; delibera; determina; contratto; PEC
Integrazione Conservazione Digitale
Connettore integrazione servizi conservazione digitale Aruba S.p.a. (DocFly)
Hai bisogno di più informazioni?
Contattaci per maggiori dettagli o richiedere una demo di approfondimento
Le nostre Partnership
Servizi enterprise e qualità garantita
Aruba PEC S.p.A.
Seedoc è Centro di Registrazione Locale (CDRL) autorizzato dalla Certification Authority Aruba PEC S.p.A.
-
Firma Digitale Remota
-
Conservazione Digitale a norma
-
Marcatura Temporale
-
PEC
Hai bisogno di maggiori informazioni o di un preventivo?
Contattaci e ti risponderemo il prima possibile!